Siguiendo con nuestra serie de posts sobre PowerAutomate vamos a desplegar un flujo que nos permita notificar por correo electrónico según los cambios efectuados sobre una lista de SharePoint.

Es muy frecuente encontrar en empresas listas de SharePoint en el que se hace un seguimiento de un proyecto, de pedidos, de facturación… 

En este post vamos a crear un flujo para que mande automáticamente un correo avisando que un pedido se ha marcado como enviado. Dentro del cuerpo del mensaje de correo electrónico recibiremos también algunos detalles del pedido.

Crear la lista de SharePoint (si no tenemos ninguna).

Entramos en nuestro site de sherpoint introduciendo nuestra URL (sustituyendo {TENANT} por nuestro tenant.) https://{TENANT}.sharepoint.com/ 

Y vamos a “Nuevo elemento” -> “Lista”

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


 “Lista en blanco”

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Introducimos nombre y la creamos.

Nos vamos a “Editar en vista de cuadrícula”

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Y creamos una lista igual que esta:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Dónde:

FechaPedido es de tipo “Fecha y hora”

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Y estado es de tipo “Opción”:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Creación de flujo

Creamos un flujo de disparador (trigger) para cuando un elemento se modifique:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Y seleccionamos la ruta de la lista de SharePoint que hemos creado en el punto anterior.

Añadimos un paso para leer y filtrar el contenido de la lista de SharePoint:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

 
Añadiendo el “Filter Query” Estado eq ‘Enviado’ para que nos filtre sólo las columnas en que el estado sea “Enviado”

Añadimos un nuevo paso para convertir los datos obtenidos a una tabla HTML:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


El campo “FechaPedido” es algo especial ya que debemos formatear la fecha o nos aparecerá en un formato poco amigable:

Debemos añadir esta expresión:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


formatDateTime(item()?[‘FechaPedido’],’dd/MM/yyyy’)

Añadimos un paso de “Apply to each”

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Y anidado en el “Apply to each” un paso de “Send an email (V2)”:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


En el “To” especificamos el correo electrónico del receptor/es de las notificaciones.

En el “Subject” añadimos el texto que queramos en el asunto. 

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint
PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Expresión: formatDateTime(item()?[‘FechaPedido’],’dd/MM/yyyy’)

Detalles contenido dinámico de:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Una vez creado el flow lo verificamos:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint


Modificamos cualquier campo de la lista de SharePoint para que se fuerce la ejecución:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Y deberíamos recibir un correo electrónico con el siguiente contenido:

PowerAutomate: Notificación desde una lista de SharePoint

Disclaimer: 

Estamos usando ejemplos extremadamente sencillos para ilustrar “cómo se hacen las cosas” en Power Automate. 

Notaréis que en este ejemplo se recibirían todos los elementos marcados como enviados, así como otras carencias. 

La idea es presentar ejemplos muy sencillos para que luego vosotros vayáis creando laboratorios para ir complicando y afinando los flujos para algún día ponerlos en producción. 

Para cualquier duda podéis escribirnos en los comentarios.

Otros posts sobre PowerAutomate:

PowerAutomate: Correo, guardar ficheros adjuntos en OneDrive (SYSADMIT.com)

PowerAutomate: Generar correo desde fichero Excel (Parte 1) (SYSADMIT.com)

PowerAutomate: Generar correo desde fichero Excel (Parte 2) (SYSADMIT.com)

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